Defterlerin Tasdiki ve Kayıt Usulü

Defterlerin Tasdiki:

Tutulması zorunlu olan defterler kullanıma başlanmadan önce,

– İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğüne,

– Ya da notere tasdik ettirilir.

– Bu defterlerin kullanılmasına sayfaları bitene kadar devam edilir ve defterlerin ara tasdiki yapılmaz. – Ancak, yevmiye defteri kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda, her yıl yeniden tasdik ettirilir.

– Büyük Defterin onaylatılması zorunlu değildir. (Dernekler Yönetmeliği madde 36)

Kayıt Usulü:

– Dernekler, defter ve kayıtları ile Türkiye Cumhuriyeti’nin resmi kurumlarıyla yazışmalarında Türkçe kullanmak zorundadır. (Dernekler Kanunu madde 31)

– Defterler mürekkepli kalemle yazılır. Defterler bilgisayar ortamında da tutulabilir. Ancak form ya da sürekli form şeklinde tutulacak defterler, kullanılmaya başlanmadan önce her bir sayfasına numara verilerek ve onaylatılarak kullanılabilir. Onaylı sayfalar kullanıldıktan sonra defter haline getirilerek muhafaza edilir.

– Yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kurallarına göre düzeltilebilir.

– Diğer defter ve kayıtlara rakam ve yazılar yanlış yazıldığı takdirde düzeltmeler ancak yanlış rakam ve yazı okunacak şekilde çizilmek, üst ya da yan tarafına ya da ilgili bulunduğu hesaba doğrusu yazılmak suretiyle yapılabilir.

-Yanlış rakam ve yazının çizilmesi halinde, bu rakam ve yazıyı çizen tarafından paraflanır.

– Defterlere geçirilen bir kayıt; kazımak, çizmek ya da silmek suretiyle okunamaz hale getirilemez.

– Karar defterinin sayfa sonunda imza için bırakılan bölümü hariç defterlerin satırları, çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz.

– Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli form ya da sürekli form yapraklarının sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz. (Dernekler Yönetmeliği madde 33)

Defter ve Belgeleri Saklama Süresi:

Defterler hariç olmak üzere, dernekler tarafından kullanılan alındı belgeleri, harcama belgeleri ve diğer belgeler özel kanunlarda belirtilen süreler saklı kalmak üzere, kaydedildikleri defterlerdeki sayı ve tarih düzenine uygun olarak 5 yıl süreyle saklanır.

Ceza Hükümleri:

– Derneğe ait tutulması gereken defter veya kayıtları tutmayan veya tasdiksiz defter tutan dernek yöneticileri üç aydan bir yıla kadar hapis veya adlî para cezası ile cezalandırılır.

– Defter ve kayıtların usulüne uygun tutulmaması halinde; dernek yönetim kurulu başkanına ve defterleri tutmakla sorumlu kişilere idarî para cezası verilir. (Dernekler Kanunu madde 32/d) ü

– Genel kurul ve diğer dernek organlarında yapılan seçimler ve oylamalar ile oyların sayım ve dökümüne hile karıştıranlar ve defter veya kayıtları tahrif veya yok edenler veya gizleyenler, fiilleri daha ağır bir cezayı gerektirmediği takdirde altı aydan iki yıla kadar hapis ve adlî para cezası ile cezalandırılır. (Dernekler Kanunu madde 32/e)

– Defter ve kayıtların Türkçe tutulmaması halinde, bu yükümlülüğü yerine getirmeyenlere idari para cezası verilir. (Dernekler Kanunu madde 32/r)

– Tutulması zorunlu olan defter ve belgelerin, gerekli dikkat ve özen gösterilmiş olması şartıyla elde olmayan bir nedenle okunamayacak hâle gelmesi veya kaybolması hâlinde, öğrenme tarihinden itibaren on beş gün içinde dernek merkezinin bulunduğu yerin yetkili mahkemesine zayi belgesi almak için başvurmayan veya bu belgeyi denetim sırasında ibraz edemeyenler üç aydan bir yıla kadar hapis veya adlî para cezası ile cezalandırılır. (Dernekler Kanunu madde 32/k)